Standaardiseren begint met dezelfde taal
Meer werken vanuit de standaard klinkt als een duidelijk uitgangspunt. Totdat je met elkaar bespreekt wat je precies wilt standaardiseren. Gaat het om de inrichting van een applicatie? Om processen? Om definities en data? Of om de rapportages waarmee je naar die data kijkt?
In de praktijk komen daarbij verschillende termen voorbij: standaardrapportages, een standaardinrichting, een blueprint en best practices. Ze liggen dicht bij elkaar, maar betekenen niet hetzelfde. En dat verschil is relevant voor de keuzes die je maakt.
Dus voordat je bepaalt hoeveel ruimte er is om van een standaard af te wijken, is er een andere vraag te beantwoorden: waar willen we eigenlijk één lijn in trekken?
Wat standaardiseer je precies?
Neem een standaardrapportage. Die geeft een vaste manier om informatie te presenteren. Maar wat gebeurt er vóórdat de cijfers in die rapportage verschijnen? Stel dat twee afdelingen allebei rapporteren over leegstand. Ze gebruiken hetzelfde dashboard en zien dezelfde grafieken. De ene afdeling telt een woning vanaf moment A als leegstaand, de andere vanaf moment B.
Op het scherm lijkt alles hetzelfde. Zodra je de cijfers naast elkaar legt, blijkt dat je iets anders meet. Een standaardrapportage lost dat verschil niet op. Daarom is het goed om ook te kijken naar de afspraken eronder. Welke definities gebruiken we? Welke gegevens leggen we vast? Op welk moment doen we dat? En bedoelt iedereen hetzelfde?
In ons blog Een dashboard verandert niets. De actie erna wel schreven we over het belang van betrouwbare data en eenduidige definities. Als die basis klopt, kan het gesprek sneller gaan over wat je in de cijfers ziet en wat je ermee wilt doen. Daar zit ook een deel van de kracht van standaardiseren: vanuit dezelfde basis naar informatie kijken.
En wat is dan een best practice?
Een blueprint of best practice voegt weer iets anders toe aan het gesprek. Een blueprint geeft een inrichting die je als vertrekpunt kunt gebruiken. Met best practice wordt vaak een werkwijze bedoeld die elders al wordt toegepast en daar goede resultaten geeft.
Vooral die laatste term vinden we niet altijd gelukkig gekozen. Best suggereert al snel dat er één beste manier is. Terwijl een werkwijze die ergens goed werkt, niet vanzelfsprekend bij iedere corporatie of ieder proces past.
Je kunt een best practice ook zien als een beproefd vertrekpunt. Je hoeft dan niet iedere processtap of inrichting zelf opnieuw te bedenken. Je kunt gebruikmaken van ervaringen die al zijn opgedaan en vervolgens beoordelen wat daarvan bij je eigen organisatie past.
En dan komt vanzelf de vraag waar je afwijkt. Is daar een inhoudelijke reden voor? Vraagt het proces om iets anders? Of houden we vast aan een werkwijze omdat we die nu eenmaal gewend zijn?
Hoeveel uitzonderingen wil je beheren?
Eén afwijking van een standaard hoeft weinig gevolgen te hebben. Maar met iedere uitzondering voeg je wel iets toe aan je eigen inrichting. Dat kan later terugkomen bij beheer, wijzigingen of het testen van nieuwe versies. Ook gegevens en rapportages kunnen lastiger vergelijkbaar worden als achter dezelfde processen verschillende afspraken zitten.
Daarom kan het helpen om af en toe terug te kijken naar bestaande afwijkingen. Waarom hebben we dit ooit anders ingericht? Geldt die reden nog? En zouden we vandaag opnieuw dezelfde keuze maken? Soms is het antwoord gewoon ja. Dan heeft de afwijking een functie. Op andere plekken kan blijken dat een uitzondering ooit logisch was, maar inmiddels weinig meer toevoegt.
Voer eerst hetzelfde gesprek
‘Wij willen meer naar de standaard’ klinkt als een duidelijk uitgangspunt. Toch kan iedereen aan tafel daar iets anders onder verstaan. IT denkt misschien aan minder varianten in de applicatie-inrichting. De business aan één werkwijze voor een proces. En bij BI gaat het juist over dezelfde definities en manier van rapporteren.
Dan kun je het met elkaar eens zijn over standaardiseren en ondertussen verschillende doelen nastreven. Daarom is het nuttig om vóór een standaardisatietraject een paar dingen expliciet te maken: wat willen we standaardiseren, waarom juist dat en wat willen we daarmee bereiken? Pas daarna komt de vraag hoeveel ruimte je wilt houden voor uitzonderingen.
Dat gesprek hoeft trouwens niet overal tot hetzelfde antwoord te leiden. Je kunt verschillende systemen gebruiken en toch dezelfde definities en procesafspraken hanteren. Andersom kun je veel binnen één systeem onderbrengen en daarbinnen verschillende werkwijzen hebben ingericht.
Standaardiseren is daarmee geen doel op zich. Het is een keuze over waar je als organisatie één lijn wilt trekken.
Wil je binnen je organisatie meer lijn brengen in processen, data of applicaties? Wij kunnen je helpen om keuzes rond standaardisatie helder te krijgen en te vertalen naar de praktijk. Neem gerust contact met ons op.
