Nieuws

Het belang van kerngebruikers

In vrijwel ieder verander- of verbetertraject kom je ze tegen: kerngebruikers. Blijkbaar zijn ze belangrijk voor een organisatie. Maar waarom en hoe precies?

Waarom heb je een kerngebruiker nodig?
Kerngebruikers zijn de bruggenbouwers in je organisatie en onmisbaar in een veranderings- of verbetertraject. Het zijn mensen binnen een organisatie die processen heel goed kennen en de verbinding kunnen leggen tussen processen en applicaties. Daarmee zijn ze in staat verbetering in hun eigen proces aan te wakkeren.

Het is een rol, geen functie
Wat ons betreft gaat het bij de kerngebruikers om taken die erbij komen en daarmee om een rol, niet om een functie. Net zoals collega’s deelnemen aan een klankbordgroep of OR, nemen mensen de rol van kerngebruiker op zich. Heel waardevol, want kerngebruikers vormen de brug tussen het klantdenken en procesdenken. Een goede kerngebruiker is werkzaam en actief betrokken in het proces. Werkzaam zijn in het proces geeft je de beste input om de brug te slaan naar procesverbeteringen en wijzigingen in applicaties. Belangrijk is wel dat vanuit de organisatie duidelijk moet zijn waarom deze rol van belang is, wat de meerwaarde is.

Vastleggen en borgen
Met alleen het benoemen van de rol ben je er niet. Als organisatie moet je duidelijk zijn in wat je verwacht van de kerngebruikers. Dit doe je door het vastleggen van de verantwoordelijkheden. Daarbij horen ook de randvoorwaarden. Die breng je samen met de taken en verantwoordelijkheden in beeld. Om te voorkomen dat de rol van kerngebruikers een wassen neus wordt, is borgen belangrijk. Neem het bijvoorbeeld op in het personeelsdossier of in functioneringsgesprekken.

Wat kun je verwachten van een kerngebruiker?
Goede kerngebruikers staan open voor veranderingen en vernieuwingen. Bij een verbetertraject mag je verwachten dat de kerngebruiker vanuit de ambassadeursrol een belangrijke bijdrage levert in het creëren van draagvlak en commitment voor een verandering of verbetering. Daar staat tegenover dat de kerngebruikers ook een zekere invloed hebben. Kijk bijvoorbeeld naar een proces rondom testen van een nieuwe applicatie. ‘Testen om het testen’ wil niemand, en toch gebeurt het. Wat ons betreft heeft de kerngebruiker hierin een leidende rol. Staat testen niet hoog op de priolijst? Dan legt IT zich daarbij neer. Daarin zit een risico, waarover je het gesprek kunt voeren, maar testen om het testen wil niemand.

In ons volgende blog zoomen we in op de competenties en waardering van kerngebruikers.