Nieuws

Waarom je als corporatie baat hebt bij een ECM-strategie

Lukt het niet om binnen jouw corporatie alle informatie te structureren? Zijn jullie veel tijd kwijt aan het zoeken en delen naar informatie? Zonde! Want het kan echt anders. Met een heldere ECM-strategie.

Eigen winkeltje
We zien nog vaak dat woningcorporaties net als veel andere organisaties ook moeite hebben met het op orde brengen van de ongestructureerde informatie. Nog altijd zie je dat veel afdelingen hun eigen ‘winkeltje’ hebben. Met een persoonlijke map op het netwerk (of harde schijf van de pc) waar bestanden worden bewaard of met een mailbox die fungeert als archief. De behoefte aan een gestructureerde vorm van gegevensbeheer is sinds een aantal jaren gegroeid, zeker omdat we meer plaats- en tijdonafhankelijk zijn gaan werken door de coronaperiode. Het is belangrijk geworden dat mensen de juiste informatie kunnen vinden. Dat gaat om documenten die intern in een map staan, procesbeschrijvingen, informatie in een database, informatie in een documentmanagement systeem, beleidsstukken, brieven van klanten, noem maar op.

Happy people
Door gegevens gemakkelijk en toegankelijk te maken, kunnen medewerkers hun werk prettig doen, wat bijdraagt in het werkplezier. Het draait om efficiency: tijd en geld wordt bespaard als alle informatie snel en makkelijk toegankelijk is. Daarnaast draait het om veiligheid en wetgeving. De correspondentie met een huurder moet je bijvoorbeeld op de juiste plek bewaren, maar na een bepaald aantal jaren nadat de huurder vertrokken is, moet deze ook weer worden weggegooid. Tot slot zorgt het voor eenduidigheid, wanneer iedereen dezelfde informatie en documenten gebruikt richting huurders.

ECM-strategie
ECM staat voor Enterprise Content Management. Met een ECM-strategie ontwikkel je een aanpak om ongestructureerde informatie eenduidig te bewaren. Daarmee krijg je inzicht in huidige systemen en processen. Een heldere strategie is een leidraad voor veranderingen en zorgt voor het efficiënter uitvoeren van het dagelijkse werk. Medewerkers zullen beter in staat zijn soepel en efficiënt te werken, processen te stroomlijnen en taken te automatiseren.

Waar begin je?
Duidelijkheid is belangrijk: welke informatie hebben we, waar bewaren we het en hoe krijgen we de informatie op die goede plek? Kijk daarbij in eerste instantie vooral naar de behoeften van de gebruikers, dat zorgt ervoor dat het toegevoegde waarde levert en dat oplossingen sneller worden geaccepteerd. Kijk vervolgens naar de techniek en het applicatielandschap. Meerdere applicaties kunnen dezelfde dingen. In basis maakt het niet uit waarmee je werkt, zolang iedereen dezelfde informatie maar op dezelfde plek zet. Je moet weten waar je welke informatie kan vinden en dit moet uniform zijn. Dat betekent ook dat de implementatie geen project is, maar een verandering. Je strategische aanpak is daarvoor de leidraad.

Wil je meer grip op bedrijfsinformatie of eens van gedachten wisselen over hoe je binnen jouw corporatie aan de slag kunt met een heldere ECM-strategie? Neem gerust contact met ons op.