Nieuws

Van losse e-mails naar een soepel proces: hoe een DICO-koppeling rust en regie bracht

Sinds oktober werkt Woonveste met een DICO-koppeling voor het afhandelen van reparatieverzoeken. Wat begon als een zoektocht naar meer grip op het proces, groeide uit tot een bredere digitale optimalisatie. “We wilden het proces verbeteren voor huurders én collega’s en dat is gelukt,” aldus Femma den Breejen, Manager Wonen bij Woonveste.

In dit blog vertelt Femma hoe de DICO-koppeling bij Woonveste tot stand is gekomen. En deelt ze waardevolle tips.

Geen status, geen (in)zicht
"De aanleiding voor het project was simpel: het reparatieproces was voor verbetering vatbaar. Huurders wisten vaak niet wat er met hun melding gebeurd en intern was er weinig zicht op de status van de voortgang. We kregen regelmatig vragen als: ‘Wanneer komt er iemand langs?’ of ‘Is mijn verzoek al afgehandeld?’. En wij wisten het eerlijk gezegd ook niet altijd,” vertelt Femma.

Woonveste wilde het proces klantvriendelijker, efficiënter en beter te volgen maken. In eerste instantie lag de focus op het verbeteren van de werkwijze. Pas gaandeweg kwam de DICO-standaard in beeld: een digitale koppeling waarmee systemen van woningcorporaties en aannemers naadloos met elkaar kunnen communiceren.

De kracht van de DataRotonde
Technisch gezien werd gekozen voor de inzet van de DataRotonde. “Dat bleek echt een slimme keuze,” aldus Femma. “Het zorgt ervoor dat wij maar één koppeling hoeven te maken. Aannemers sluiten ook aan op de DataRotonde, waardoor iedereen op hetzelfde netwerk zit. Zo hoef je geen losse koppelingen te onderhouden per partij. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.”

De samenwerking met de aannemers werd vanaf het begin serieus aangepakt. “We zijn samen gaan zitten: hoe heet iets in jullie systeem, wat verstaan we onder een bepaalde status, hoe snel moet iets opgepakt worden? Het was belangrijk om daar gezamenlijk duidelijke afspraken over te maken. We hebben niet alleen gezorgd voor een werkende koppeling, maar ook voor nieuwe afspraken over doorlooptijden. Hoe lang mag het duren voor een afspraak wordt ingepland, wanneer moet iets gereed zijn en wanneer wordt de factuur opgestuurd. Daarnaast hebben we intern afspraken gemaakt over monitoring en steekproeven.”

Stap voor stap én goed voorbereid
Het project werd bewust gefaseerd aangepakt. De livegang begon met de bouwkundig aannemer met de meeste meldingen. In de toekomst volgen naar verwachting de installateurs. “Zo blijft het overzichtelijk en kunnen we per fase leren en bijsturen.”

Die bijsturing is soms nodig, want het project kent ook uitdagingen. “De grootste? De doorlooptijd,” zegt Femma. “Je hebt te maken met meerdere partijen en afhankelijkheden. De techniek liep via de DataRotonde eigenlijk heel soepel, het meeste werk zat hem in de organisatie eromheen.”

Ondersteuning met kennis en structuur
Voor de begeleiding van het project werd Bertine van BE impulse ingehuurd als externe projectleider. “Dat was echt een meerwaarde,” vertelt Femma. “Wij zijn een kleinere corporatie en hebben niet alles zelf in huis. Bertine bracht structuur, hield het overzicht en nam iedereen mee - intern én extern. Door haar ervaring kon ze goed vooruitkijken en zorgen dat we op tempo bleven.”

Tijdsinvestering die zich uitbetaalt
Op de vraag of Femma dit traject opnieuw zou starten, is het antwoord duidelijk: “Zeker weten. Het kost tijd om het goed in te richten, maar het levert je zoveel op. Minder fouten, sneller schakelen, meer inzicht en bovenal: betere dienstverlening voor je huurders. We maken nu veel beter gebruik van de digitale mogelijkheden die er zijn. En dat is precies wat nodig is in deze tijd.”

Ook aan de slag met een DICO-koppeling of het optimaliseren van je reparatieproces? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor meer informatie.