Nieuws

Top 3 meest gestelde vragen en antwoorden – deel 2

5 jaar BE impulse is 5 jaar aan advies, ondersteuning en het beantwoorden van vragen. Om ons jubileum te vieren delen we de meest gestelde vragen van onze klanten door de jaren heen. En, nog belangrijker, voorzien we je van onze antwoorden. In dit blog onze 2e top 3 vragen en antwoorden.

1. Hoe kunnen we onze processen verbeteren op basis van data?
Het is belangrijk om eerst te kijken naar de informatie die je al hebt. Neem bijvoorbeeld data over woningonderhoud en feedback van huurders. Door deze gegevens grondig te onderzoeken, kun je onderliggende trends en patronen ontdekken. Zo kun je operationele inefficiënties en huurderstevredenheidspunten identificeren. Hiermee kun je proactief onderhoudsschema's optimaliseren en gericht inspelen op de behoeften van de huurders. Het resultaat? Een aanzienlijke verbetering van je bedrijfsvoering, gedreven door inzichten uit je eigen data.

Wil je de processen binnen de organisatie verder verbeteren met behulp van beschikbare data? Creëer een cultuur van databewust werken. Dit betekent dat iedereen binnen de organisatie, van het management tot de administratie, betrokken zijn bij en toegewijd zijn aan het gebruik van data voor dagelijkse besluitvorming. Door dashboards en rapportagetools te ontwikkelen die toegankelijk zijn voor iedereen, kan data worden omgezet in actiegerichte inzichten. Zo kan bijvoorbeeld een onderhoudsteam direct reageren op trends in storingen of stijging van reparatieverzoeken in een gebied, terwijl het management strategische beslissingen kan nemen op basis van huurdersgedrag en marktontwikkelingen.

Door een datagestuurd platform te ontwikkelen, verbeter je niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van je processen, maar verhoog je ook de tevredenheid en betrokkenheid van zowel medewerkers als klanten.

Meer weten? Lees ook ons blog over het belang van een datagedreven organisatie.

2. We hebben nieuwe rollen toegekend binnen de procesorganisatie, maar we weten niet precies wat we van wie verwachten. Hoe gaan we dit doen?
Om nieuwe rollen binnen de procesorganisatie goed toe te wijzen, is het belangrijk om eerst de achterliggende redenen van deze verandering te begrijpen. Doe een stapje terug, bekijk het grotere geheel en begin met de reden waarom je gestart bent met het aanscherpen van het procesbeheer. Je liep vast ergens tegenaan wat deze wens getriggerd heeft.

Daarna is het zaak om de verschillende verantwoordelijkheden en rollen binnen het procesbeheer te ontleden. Houd er rekening mee dat rollen kunnen overlappen en kunnen variëren tussen verschillende domeinen. Het kan ook zijn dat je na het invullen bedenkt dat je bepaalde zaken nog niet belegd hebt. Geen probleem, het is niet in beton gegoten, dus aanvullen of aanpassen kan prima. Dit zal je in de toekomst wel vaker (moeten) doen wanneer er wisselingen zijn, mensen ziek zijn of bijvoorbeeld langdurig verlof hebben. Belangrijk is om te blijven reflecteren, leren en bijsturen.

3. Welke systemen gebruiken we nu voor welke informatie? We krijgen nu zoveel brieven en documenten binnen. Waar slaan we het op? Hoe krijgen we overzicht?
De behoefte aan een gestructureerde vorm van gegevensbeheer is sinds een aantal jaren gegroeid, zeker omdat we meer plaats- en tijdonafhankelijk zijn gaan werken na de coronaperiode. Het is belangrijk geworden dat mensen de juiste informatie kunnen vinden. Dat gaat om documenten die op een persoonlijke schijf staan, e-mails die worden bewaard in de inbox van de afdeling, informatie in een documentmanagementsysteem, noem maar op.

ECM staat voor Enterprise Content Management. Met een ECM strategie ontwikkel je een aanpak om ongestructureerde informatie eenduidig te bewaren. Daarmee krijg je inzicht in huidige systemen en processen. Een heldere strategie is een leidraad voor veranderingen en zorgt voor het efficiënter uitvoeren van het dagelijkse werk.

Voor een goede ECM strategie kijk je in eerste instantie vooral naar het proces. Waar werken medewerkers mee in het proces, welke informatie is er allemaal. En naar de behoeften van de gebruikers, dat zorgt ervoor dat het toegevoegde waarde levert en dat oplossingen sneller worden geaccepteerd.

Kijk vervolgens naar de techniek en het applicatielandschap. Meerdere applicaties kunnen dezelfde dingen. In basis maakt het niet uit welke keuze je maakt, zolang iedereen dezelfde informatie maar op dezelfde plek zet. Je moet weten waar je welke informatie kan vinden en dit moet uniform zijn. Dat betekent ook dat de implementatie geen project is, maar een verandering. Je strategische aanpak is daarvoor de leidraad.

Heb je nodig bij het opstellen van een goed doordachte ECM strategie? Of heb je hulp nodig bij een ander vraagstuk? Neem dan contact met ons op.