Teams, OneDrive of toch ergens anders? Waarom medewerkers onderdeel zijn van je ECM-strategie
We werken met veel informatie en hebben ook steeds meer plekken waar we die informatie kunnen opslaan. Teams en OneDrive maken samenwerken makkelijk, maar roepen ook vragen op. Welke informatie bewaar je waar? Wat moet voor de organisatie beschikbaar en vindbaar blijven? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers op een goede manier met die informatie omgaan?
Die discussie zien we bij veel organisaties terug. Zeker bij bedrijfsbelangrijke of bedrijfskritische informatie wil je grip houden op wat je bewaart en waar. Informatie moet veilig zijn, collega's moeten de juiste versie kunnen vinden en gegevens moeten beschikbaar blijven zolang dat nodig is. De afspraken daarover werken alleen als ze aansluiten op het dagelijkse werk van medewerkers. Dat vraagt om duidelijke kaders, maar ook om inspraak en ruimte om mee te denken.
Van persoonlijke werkplek naar organisatiebelang
Voor een medewerker kan het heel logisch zijn om een document in OneDrive te bewaren. Het staat dichtbij, je werkt er dagelijks mee en je weet het zelf terug te vinden. Vanuit het perspectief van de organisatie spelen andere vragen. Kunnen collega's de informatie ook vinden? Is duidelijk welke versie de juiste is? Wat gebeurt ermee als iemand uit dienst gaat? En wordt informatie lang genoeg bewaard of juist op tijd vernietigd?
Dat maakt de keuze voor Teams, OneDrive of een andere omgeving meer dan een technische keuze. Eerst moet duidelijk zijn hoe je als organisatie met informatie wilt omgaan. Welke informatie is van de organisatie? Wie moet erbij kunnen? Hoe lang moet je die bewaren? En welke informatie vraagt om extra bescherming?
Vanuit die uitgangspunten kun je afspraken maken over de plek waar informatie thuishoort en de manier waarop medewerkers ermee werken.
Betrek medewerkers voordat de werkwijze vaststaat
Afspraken bedenken vanuit organisatiebelang is één ding. Ze moeten ook werkbaar zijn voor de mensen die er iedere dag mee werken.
Daarom helpt het om medewerkers vroeg te betrekken. Vraag hoe zij nu informatie opslaan en delen en waar ze tegenaan lopen. Leg een eerste voorstel voor en laat medewerkers ermee werken. Een werkwijze die op papier logisch lijkt, kan in de praktijk onnodige handelingen opleveren of juist tot nieuwe vragen leiden.
Door die ervaringen vroeg op te halen, kun je nog bijsturen. Medewerkers zien bovendien wat er met hun opmerkingen gebeurt. Dat helpt bij het draagvlak voor de keuzes die uiteindelijk worden gemaakt.
Inspraak vraagt om duidelijke kaders
Medewerkers betrekken betekent niet dat iedere keuze open ligt. Soms bepalen wet- en regelgeving, informatiebeveiliging of organisatiebeleid wat er moet gebeuren. Ook kan een organisatie bewust kiezen voor één werkwijze, omdat informatie anders te versnipperd raakt.
Maak daarom vooraf duidelijk waar medewerkers invloed op hebben. Over welke onderdelen kunnen zij meedenken? Waar kunnen zij meebeslissen? En welke kaders staan al vast?
Dat maakt inspraak concreet. Het gesprek gaat dan niet over de vraag óf bepaalde informatie veilig moet worden opgeslagen, maar bijvoorbeeld over hoe je dat zo inricht dat medewerkers er tijdens hun werk goed mee uit de voeten kunnen.
De praktijk hoort bij je ECM-strategie
Een ECM-strategie beschrijft hoe je als organisatie met informatie wilt omgaan. De dagelijkse praktijk van medewerkers hoort daar dus vanaf het begin bij.
Want uiteindelijk zijn zij degenen die een document opslaan, informatie delen met een collega of op zoek gaan naar de juiste versie. Juist op die momenten blijkt of de gekozen werkwijze logisch genoeg is om te volgen.
Door medewerkers vroeg te betrekken, krijg je zicht op die praktijk voordat de afspraken vaststaan. Je kunt keuzes beter uitleggen, knelpunten eerder oplossen en samen zoeken naar een werkwijze die past binnen de kaders van de organisatie én bij het dagelijkse werk.
Vraag je je af hoe je medewerkers goed kunt betrekken bij je ECM-strategie? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.
